maandag 30 mei 2016

meten is weten, gissen is missen



Onlangs mocht ik deelnemen aan een bijeenkomst die was georganiseerd door Nicole van der Poort, strategisch contractmanager van de categorie Uitzendkrachten. Categoriemanager Jolanda Molenaar en Nicole  beheren 26 raamovereenkomsten voor alle elf ministeries, Hoge Colleges van Staat en Kabinetten. Het gaat hierbij om ongeveer 120 diensten, verspreid over Nederland, een spend van ca. €250-300 miljoen op jaarbasis (excl. BTW) en momenteel elf gecontracteerde leveranciers.

Nicole is bezig met het invoeren van prestatiemanagement om meer grip te krijgen op geleverde prestaties van leveranciers op basis van uniforme metingen en om beter inzicht te krijgen of de strategische en/of organisatiedoelstellingen van het Rijk, de aanbestedende deelnemende diensten en de categorie behaald worden. Bijkomende voordelen zijn dat beslissingen genomen kunnen worden die gebaseerd zijn op feiten; er inzicht komt in causale verbanden en knelpunten; de marktwerking/competitie versterkt wordt wat leidt tot hogere prestaties en nog betere kwaliteit. Randvoorwaardelijk hierbij is wel een betrouwbare, uniforme meetmethodiek.

Nicole pakt dit stapsgewijs op. De eerste stap was een inventarisatie van de behoefte, in de eerste plaats vanuit haar rol als strategisch contractmanager en de  leveranciers: wat zijn de strategische/organisatie doelstellingen? Wat willen we meten? Waar willen we op sturen? Welke KPI’s/normen/definities hadden we al? De volgende vragen waren:Welke middelen hebben we? Wat is bruikbaar en waar moet verbetering in komen? Hierbij werd de samenwerking tussen goed benut om gezamenlijk tot een geschikte oplossing te komen en vervolgens ook bij de klant een breed draagvlak te creëren.

Na inventarisatie bleek dat er behoefte was aan een format waarin de prestaties van de leveranciers in een oogopslag duidelijk en makkelijk vergelijkbaar zouden worden. Daarom werd er, met behulp van een leverancier, een KPI scorecard gebouwd die vervolgens getoetst werd bij de andere leveranciers binnen hetzelfde perceel. Tegelijkertijd werden de interpretaties van de definities t.a.v. de reeds bestaande KPI’s op eenduidige wijze vastgesteld. Tijdens een strategisch overleg heeft Nicole haar voorstel om een pilot te houden met het concept format gedeeld met de decentrale contractmanagers, die hier positief tegenover stonden.


Voor de bijeenkomst waar ik bij was waren de leveranciers van andere raamovereenkomsten uitgenodigd. Het bleek al snel dat zij volledig achter de doelstellingen van prestatiemeting stonden omdat dit ook voor hen voordelen biedt. Ze krijgen inzicht in hun eigen performance en die van hun concurrenten, wat hen de mogelijkheid geeft zich nog beter te profileren. Wat mij opviel was de open houding en ontspannen sfeer tijdens deze bijeenkomst, wat leidde tot een aanscherping van de definities, een nog breder draagvlak en daardoor een verbreding van de pilot tot meerdere percelen waar mini-competitie verplicht is. Het is de bedoeling van de categorie om deze scorecard standaard in te gaan  zetten. Gezien het draagvlak dat bij opdrachtgevers, contractmanagers en leveranciers is verkregen, zal dat geen probleem zijn!

Mijn conclusie is dat het vroeg betrekken van alle betrokkenen, een open houding en oog voor de wensen en problemen van hen kan leiden tot hele mooie producten! En om af te sluiten met een ander gezegde: leren is proberen!

2 opmerkingen:

  1. Beste Kees, goede blog ! Vraag : waren er al KPI's in de 26 Rok's of aanpalende contracten ? Met vriendelijke groet, Wim

    BeantwoordenVerwijderen
  2. Beste Wim,
    Dank voor dit compliment.

    ja die KPI's waren er al. In de praktijk bleken sommige KPI's echter minder relevant of te lastig om te berekenen. Daarnaast werden de parameters verschillend geïnterpreteerd en data op een verschillende manier aangeleverd.
    Nu is er een beperkte set eenduidige en voor iedereen relevante KPI's.

    BeantwoordenVerwijderen