zaterdag 5 januari 2013

De ontwikkeling van de (overheids)inkoop

In deze periode van het jaar wordt traditiegetrouw achteruit en vooruit gekeken. Wat gebeurde er en wat staat er te gebeuren? Dat wil ik ook eens voor het inkopen van de overheid doen. Hoe heeft dat zich ontwikkeld en waar gaat het heen? Ik werd daarbij op weg geholpen door het lezen van het boek Society 3.0 van Ronald van ’t Hoff. Hij beschrijft daarin vier stadia van ontwikkeling van de Nederlandse maatschappij. Ik vertaal die stadia naar inkoop en beperk mij nog tot drie stadia.

Inkoop 1.0
In dit stadium is geld is de bepalende factor. Het aanbesteden gebeurt op laagste prijs. Er is een strakke hiërarchie in de waardeketen. De overheid is opdrachtgever en schrijft voor wat de private sector moet uitvoeren. Kennis over inkoop is gefragmenteerd beschikbaar. De private sector krijgt geen kans om zich te onderscheiden van de concurrentie, dan op basis van prijs. Dit leidt nogal eens tot aanbiedingen onder de kostprijs en tot speculatief inschrijven. Wat beloofd wordt, wordt niet waargemaakt. Dit veroorzaakt een negatieve spiraal van alsmaar dikkere bestekken, nog meer ontduikgedrag en tot een toenemend aantal rechtszaken. Het wantrouwen tussen opdrachtgever en opdrachtnemer neemt alsmaar toe en drukt zich uit tot scherpe controles en het opnemen van uitgebreide bonus/malus regelingen in de bestekken. Er is weinig tot geen communicatie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer, zowel voor, tijdens als na de aanbestedingsprocedure. Er is vooral aandacht voor de functiegerichte component (de hard skills). Inkopers ontmoeten elkaar in Communities of Interest om informatie uit te wisselen en om vragen te stellen en antwoorden te geven. Dit komt vooral omdat inkoop en de rest van de organisatie (de business) niet met elkaar optrekken.
Het gaat in dit stadium vooral om wat mensen doen en zeggen. Je zou dit kunnen vergelijken met het Lichaam.

Inkoop 2.0
In dit stadium worden de eerste stappen naar stakeholderdenken gemaakt. De overheidsorganisatie opent zich en gaat een dialoog aan met stakeholders (al of niet via social media). Het aanbesteden gebeurt meer en meer op basis van de Economisch Meeste Voordelige Inschrijving. Naast het geld worden andere criteria belangrijk. Als eerste kwaliteit, maar later worden er steeds meer beleidsdoelstellingen aan toegevoegd. Voorbeelden zijn duurzaamheid, social return en aandacht voor het lokale MKB. De private sector krijgt hierdoor meer kans om zich te onderscheiden. Ook de dialoog tussen opdrachtgever en opdrachtnemer verbetert. Voorafgaand aan de aanbesteding worden meer en meer marktconsultaties gehouden, waarbij de potentiële opdrachtnemers de kans krijgen hun kennis te tonen. Tijdens de aanbesteding wordt gebruik gemaakt van procedures als de concurrentiegerichte dialoog . Na de aanbesteding vindt er meer overleg plaats over de voortgang van de opdracht en krijgt de opdrachtnemer de kans gemaakte fouten te herstellen. In diverse sectoren (met name de zorg) wordt gebruik gemaakt van de zogenaamde 2B-procedure, waarvoor een veel minder streng aanbestedingsregime geldt.
Taken worden uitgebreid met contract- en leveranciersmanagement en er ontstaat een nauwere samenwerking met de business binnen het bedrijf. De mensgerichte component (de soft skills) wordt belangrijk, want uitbreiding van taken vereist de nodige vaardigheden.

Inkopers werken samen in Communities of Practice met als doel kennis- en competentieontwikkeling, verdieping en verbreding van de vakontwikkeling. Argumenten en bewijs zijn in dit stadium belangrijk. Het gaat om bewuste gedachten, om rationaliteit. Je kunt dit vergelijken met het Hoofd.

Inkoop 3.0
De traditionele hiërarchische waardeketen tussen opdrachtgever en opdrachtnemer verdwijnt en wordt vervangen door een waardenetwerk, waar het van minder groot belang is wat de kerncompetenties van een actor in het netwerk zijn. De kracht van het netwerk is namelijk meer dan de som der delen. Het netwerk als geheel krijgt daarmee ook een duurzaam competitief voordeel omdat alle actoren waarde toevoegen en waarde ook weer gedeeld wordt. Als dit erkend wordt door de actoren zal er een lange termijn relatie ontstaan waarbij continu waarde gecreëerd en gedeeld wordt door innovaties, ontstaan uit co-creatie. Van de leiders wordt daarmee verbindend leiderschap verwacht. Visie, betrokkenheid, eerlijkheid, openheid zijn kernwaarden. Goede communicatie tussen de actoren is van groot belang. Inkoop wordt een klein en integraal onderdeel van de organisatie en werkt nauw samen met de strategische beleidsmakers om de juiste actoren in het netwerk te krijgen. Mensen werken op basis an gelijkwaardigheid en met eenzelfde doel samen in Communities of Purpose, waar kennis in de juiste context wordt verbonden. Kapitaal wordt niet alleen in geld uitgedrukt, maar ook in de vorm van sociaal kapitaal.
Als waarden, gedachten en verwachtingen zo centraal staan, dan is dit stadium het beste te vergelijken met het Hart.

Ik wil hiermee niet beweren dat het ene stadium beter zou zijn dan het andere.Volgens mij zou je de diverse stadia niet generiek moeten zien, maar onderscheid moeten maken naar het type inkooppakket en misschien zelfs naar individuele aanbesteding. Wat belangrijk is, is dat Inkoop als professie evolueert. Lichaam, hoofd en hart gaan steeds beter samenwerken. De inkoper die hier in meegaat, krijgt een steeds mooier vak is mijn stellige overtuiging!




lees ook het blog: veranderend medialandschap leidt tot meer aandacht voor het individu en vooral de interessante reacties.

3 opmerkingen:

  1. Goed verhaal Kees!
    Als afgesproken bijgaand mijn reactie en meedenken (ik hou wel van co-creatie):

    Heel mooi te zien, de ontwikkeling van 1.0 naar 3.0.
    We zien in het verhaal van Kees dat “op papier” bij de overheid, zowel lagere overheden als Rijk en Provincie de gedachte leeft dat we samen bereiken wat we willen: De opdrachtgever een goed eindresultaat in de vorm van product of creatie en de opdrachtnemer wil een leverantie of creatie leveren die scoort met een 10. Echter de eerste wil (nog steeds) zo weinig mogelijk betalen en de ander wil ook als het even kan (en mag) een boterham verdienen.
    Die boterham verdienen zit er bijna niet meer in, laat staan een beetje beleg.
    Als leverancier/adviseur zie ik de ontwikkelingen met grote belangstelling voorbij komen.
    Steeds weer denk je: Goed zo, we gaan er nú zeker op vooruit.
    Voor sommige branches zal dit wellicht zo zijn.
    Immers het inkopen van nietjes, dopjes voor reageerbuizen of kopieerpapier hoeft niet zo heel erg moeilijk te zijn.
    Het inkopen van bijvoorbeeld civieltechnische werken vraagt om heel andere disciplines.
    Hier zie ik ook de meest vreemde constructies en gedachten voorbij komen.
    Als een inkoper niet of onvoldoende ondersteunt wordt door vakinhoudelijk bekwame techneuten wordt 3.0 niet gehaald.
    In gesprek met de ambtenaren die civieltechnisch een inkoop moeten begeleiden klinkt bijna altijd de uitspraak: Onze bestuurders willen de goedkoopste aanbieding. “De laagste” dus. Ik ergerde me ook deze week weer aan een uitspraak in social media waar een aannemer “blij” uitte weer eens “de laagste” te zijn na een aanbesteding.
    In de toekomst zou ik liever van hem horen: We waren weer “de beste!”
    In gesprek met bestuurders merk ik dat zij juist wèl meer willen met bijv. duurzaamheid, innovaties en co-creatie.
    Hier klopt dus blijkbaar iets niet.
    Ik denk dat het vaak komt omdat men elkaars “taal” niet spreekt.
    Wat zou het toch goed zijn als we meer in openheid met elkaar van gedachten kunnen wisselen zonder altijd een stempel, noem het maar bouwfraude, op te plakken.
    In de ca. 30 jaren die ik nu in de weg- en waterbouw rondloop zijn er veel, heel veel, relaties opgebouwd.
    Ik heb aan aannemerszijde gewerkt, overheid en als leverancier.
    Zo kom ik in alle vertrouwen en openheid zowel met bestuurders als ambtenaren in gesprek.
    Er is steeds meer een luisterend oor voor innovaties in producten, productiemethoden en duurzaamheid van beide zijden.
    Iedereen is wild enthousiast als het gaat om nieuwe vindingen als wegdekreflectie en dus besparen op openbare verlichting, CO2- bindende bestrating, energiearm asfalt en noem het maar op.
    Maar hoe besteed je zulke innovaties nu aan? Welke methode kies je als opdrachtgever?
    Ook is er wel een spanningsveld tussen de inkopers in de zin van “wij hebben de wijsheid in pacht” en de techneuten die vakinhoudelijk een aanbesteding moeten begeleiden. Aan beide kanten zit er vaak haantjesgedrag. Komt nog bij dat we door vergrijzing en bezuinigen steeds minder know-how hebben aan de technische kant. De instroom van techneuten is bovendien op een dusdanig laag peil dat de overheid en het bedrijfsleven samen met het onderwijs hier ook veel meer aan moeten doen! Zelf geef ik gastcolleges over innovaties en duurzaamheid om jonge technici op de hoogte te brengen van vernieuwing om een steentje bij te dragen.
    Zo zou door PIANOo (wat Kees ook al doet) en de overheid, dan wel opdrachtnemers ook meer aandacht besteed moeten (kunnen) worden aan onderwijs, zowel MBO, als HBO en WO om aanbestedingstrajecten/inkoop in het reguliere onderwijs bekend te krijgen buiten de daarvoor beschikbare opleidingen.

    1/3


    BeantwoordenVerwijderen
  2. Ik zou er voor willen pleiten dat er veel meer samen gewerkt wordt in het voortraject naar een aanbesteding tussen overheid en marktpartijen. Dus ja: Ik ben voor marktconsultatie om te kijken naar innovatie, duurzaamheid, social return en kansen voor het MKB.
    Je zou zover kunnen gaan dat marktconsultatie als regel wordt toegepast om opdrachtgevers in elk geval goede kennis van de markt te laten nemen dus meer Value for taxpayers money. En dat mag ook in de vorm van ‘Welke vragen zou ik
    moeten stellen, opdat u voor het geschetste probleem de meest ideale oplossing kunt
    benoemen?’ Daag ons maar uit! Het hoeft beslist niet te resulteren in vendor
    lock-in situaties. En het kan best voor èn ook na de opstelling van een PvE.

    Opdrachtgevers benadelen zichzelf als ze de kansen laten liggen. Innovatie en duurzaamheid hoeft absoluut niet tot een hogere prijs te leiden!
    Mooi voorbeeld van innovatie en besparen is de combinatie van reflecterend wegdek en Openbare Verlichting in de vorm van LED-verlichting.
    En laat als opdrachtgever de waardering van duurzaamheid en innovatie ook het aantal punten opleveren dat er echt toe doet als we het hebben over EMVI!

    Graag zou ik een lans willen breken voor een regelmatig terugkerende (maandelijkse?) bijeenkomst waar opdrachtgevers en leveranciers, c.q. aannemers in een regionale setting, wat mij betreft onder leiding van bijvoorbeeld PIANOo, bij toerbeurt een presentatie krijgen van opdrachtnemers over innovaties en ontwikkelingen in de branche.
    (Noem het maar een Communitie of Purpose.) Dit dan niet alleen voor techneuten, maar ook voor inkopers in een gezamenlijke sessie. Ook kan de inkoper zijn kant van het traject mooi toelichten. Zo breng je kennis samen, is er wederzijds begrip voor (on)mogelijkheden en kweek je co-creatie. Het gaat dan niet direct inhoudelijk over een aanbesteding maar je kan alle transparantie benutten.
    Wees maar open en eerlijk en behandel elkaar niet als melaatsen maar trek samen op om, al weer, meer Value for taxpayers money te creëren.

    2/3

    BeantwoordenVerwijderen
  3. Tot slot nog even een voorbeeld waar ik in de dagelijkse praktijk me over verbaasd heb: De Europese Aanbesteding door een gemeente van een perceel betonstraatstenen in een geclusterde aanbesteding.

    De gemeente besteed hier n.b. een raamovereenkomst aan van 13.000 stenen met, laten we zeggen, een waarde van € 2.400,00 waar bij de voorgaande aanbesteding, 3 jaren eerder, een veel aantrekkelijker volume is voorgehouden en “de laagste” inschrijver naar volle tevredenheid (evaluatiegesprekken en waardering) tegen een scherpe prijs de hoogste kwaliteit heeft geleverd gedurende de looptijd en de verlenging(en) van dat bestek. Doet me even herinneren aan actueel een Cobouw artikel waar gesproken wordt over gemeenten in Noord-Holland die iets willen doen met Past Performance.
    Wat zou het een hoop geld en energie hebben gescheeld als je voor dit “postje” een andere procedure aan zou houden en deze leverancier in openheid en transparantie kan aanhouden, mee gelet op MKB, duurzaamheid en Past Performance. Beide partijen hebben daar baat bij. Overigens was er bij onderhavige Europese (!) aanbesteding ook slechts 1 inschrijver, dus ja, is deze gemeente nog duurder uit ook met deze manier van aanbesteden in onderhavig geval.

    Met vriendelijke groet,
    Piet

    3/3

    BeantwoordenVerwijderen